POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GRUPO EDS – DICOMS SAS y COMBCOR SAS
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GRUPO EDS – DICOMS SAS y COMBCOR SAS
En cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 y la
normativa vigente sobre protección de datos personales en Colombia, Grupo
EDS, nombre comercial bajo el cual operan las empresas DICOMS S.A.S. y COMBCOR S.A.S., han implementado políticas de tratamiento de datos
personales que se aplican a todas las operaciones realizadas bajo este nombre
comercial por
cada una de ellas y de sus estaciones de servicios.
El objetivo principal de estas políticas es
garantizar la protección, privacidad y seguridad de los datos personales de los
usuarios, clientes, colaboradores y demás interesados. En este sentido, se
detallará de manera clara y transparente cómo se recolecta, almacena, utiliza y
protege la información personal, así como los derechos que les asisten a los
titulares de los datos y los mecanismos a través de los cuales pueden
ejercerlos.
Tanto DICOMS
S.A.S. como COMBCOR S.A.S., empresas que operan bajo el nombre
comercial de Grupo EDS, aplican de manera conjunta las mismas políticas
de tratamiento de datos personales. De esta forma, nos aseguramos de que el
tratamiento de la información se realice bajo los principios de legalidad,
transparencia, acceso gratuito, rectificación, cancelación y oposición, en
cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables.
A
partir de este momento, se hará referencia a COMBCOR S.A.S. y DICOMS S.A.S. como Grupo
EDS.
Contenido
1. OBJETIVO DE LA POLITICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
4. CONTROL
DE CAMBIOS Y GESTIÓN DEL DOCUMENTO.
6. IDENTIFICACIÓN
DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
8. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
8.1 MEDIOS PARA LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES
8.3 Casos
en que no es necesaria la autorización
8.4 Creación
de bases de datos personales
8.6 Almacenamiento
de la información y seguridad de acceso.
8.7 Descripción
del proceso y transferencia de datos.
8.8 Tratamiento
de datos personales
8.9 El
tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes
8.10 Tratamiento
de datos sensibles.
8.11 Veracidad
y calidad de la información de datos personales
8.12 Reserva
y confidencialidad de los datos personales.
8.13 Destinatarios
de los datos personales
8.14 Destrucción de la información
9. FINALIDAD
DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
9.4. Finalidades
empleados, aspirantes y/o practicantes.
10. PRINCIPIO
DE LA RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA (“ACCOUNTABILITY”) EN RELACION CON TERCEROS
12. DEBERES
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
13. DERECHOS
DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN
14. DERECHOS
DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
15. ATENCION,
PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN
16. PROCEDIMIENTO HABEAS DATA, RESPUESTAS A CONSULTAS, QUEJAS, PETICIONES O
RECLAMOS(PQRS)
Garantizar
que GRUPO EDS maneje la información personal de manera
responsable, protegiendo los derechos de las personas al permitirles consultar,
modificar o eliminar sus datos personales, con el compromiso de tomar las
medidas necesarias para asegurar que toda la información esté protegida de
acuerdo con la legislación vigente en Colombia para su recolección,
almacenamiento, uso, circulación, supresión y disposición final aplicando razonables
medidas de seguridad de la información.
Esta política aplica a toda
la información personal que GRUPO EDS recoja, almacene, use o comparta en el marco de sus actividades
comerciales. Esto incluye cualquier base de datos que contenga datos personales
de clientes, empleados, proveedores, contratistas, socios, aliados comerciales
y otras personas naturales relacionadas con el grupo.
Todos los empleados,
proveedores, socios comerciales y cualquier otra persona que tenga acceso a
datos personales relacionados con la empresa, están obligados a cumplir con
esta política de tratamiento de datos personales.
.
El cumplimiento de esta
política es obligatorio para todo el personal de GRUPO EDS., así como
para proveedores, aliados comerciales y cualquier otra persona que tenga acceso
a los datos personales en el ejercicio de nuestras actividades comerciales o
debido a requerimientos legales.
Cualquier persona externa a
GRUPO EDS que reciba o trate datos personales proporcionados por el
grupo, deberá acatar esta política como propia y garantizar su cumplimiento.
|
Versión |
Fecha |
Cambios |
Responsable |
|
1.0 |
11/06/2017 |
Elaboración
inicial de esta Política de Tratamiento de Datos Personales |
Dannys Llanos Tobón |
|
2.0 |
20/10/2024 |
Actualización por automatización de procesos local y en
la nube. |
Luis
Carlos Ealo Herazo |
De
acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y
la normativa vigente en materia de protección de datos personales, se entiende
por:
a)
Autorización. Es
el consentimiento
previo, expreso e informado del titular de los datos
personales, otorgado para permitir que se realice el tratamiento de sus datos.
La autorización debe ser obtenida de manera clara y transparente, informando al
titular de la información sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que
le asisten.
b)
Aviso de privacidad.
Es la comunicación
verbal o escrita que el responsable del tratamiento debe
proporcionar al titular de los datos personales. En este aviso, se
informa al titular sobre lo siguiente:
1.
La existencia de las políticas de
tratamiento de datos personales,
incluyendo cómo y con qué fines se recolectan, usan, almacenan y protegen los
datos personales del titular.
2.
Las finalidades para las que se
utilizarán sus datos,
especificando las razones o propósitos del tratamiento, tales como la
prestación de servicios, cumplimiento de contratos, control de acceso,
seguridad, etc.
3.
Cómo puede acceder a las
políticas de
tratamiento, detallando los procedimientos a través de los cuales el titular
puede obtener más información sobre el tratamiento de sus datos personales.
4.
Los derechos del titular en cuanto a sus datos personales,
como el derecho de acceso, rectificación, cancelación, oposición y el derecho a revocar su consentimiento para
el tratamiento de sus datos.
5.
Los canales de atención al
público disponibles
de manera gratuita para que el titular pueda ejercer los derechos mencionados,
incluyendo los medios de contacto con el responsable del tratamiento.
6.
En
caso de que se utilicen tecnologías como video vigilancia, el aviso debe
incluir información sobre:
·
Las finalidades del uso de las
cámaras,
como seguridad de las instalaciones.
·
La ubicación de las cámaras, si es relevante.
·
El tratamiento de las grabaciones, cómo se almacenan, el plazo
de conservación y las medidas de seguridad adoptadas.
c)
Base de Datos. Conjunto
organizado de datos personales que son objeto de tratamiento. Las bases
de datos pueden ser físicas o digitales, y deben ser manejadas de acuerdo con
las normativas de protección de datos para garantizar la seguridad,
confidencialidad y disponibilidad de la información.
d)
Dato personal. Es
cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural
determinada o determinable. Los datos personales incluyen nombres, números de
identificación, datos de contacto, información fiscal, tributaria, imágenes, audio de voz, entre otros.
e)
Dato privado. Se
entiende como el dato íntimo o reservado que es relevante únicamente para el
titular de los datos. Por ejemplo, información sobre la vida personal, las
preferencias privadas o datos familiares. Este tipo de datos tiene una alta
protección por su naturaleza confidencial.
f)
Datos sensibles. Son
aquellos datos que, por su naturaleza, afectan la intimidad del titular
y cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Ejemplos de datos
sensibles incluyen los relacionados con el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas, la afiliación sindical, la
salud, la vida sexual y los datos biométricos. El tratamiento de estos datos
debe ser especialmente cuidado y debe contar con el consentimiento expreso del
titular.
g)
Encargado del Tratamiento. Persona
natural o jurídica, pública o privada, que, por cuenta del responsable del
tratamiento, realiza
el tratamiento de datos personales. El encargado debe cumplir con las
instrucciones del responsable y con las disposiciones legales aplicables en
relación con la protección de los datos.
h)
Responsable del Tratamiento. Es
la persona
natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base
de datos y el tratamiento de los datos personales. El responsable del
tratamiento es quien establece las finalidades del tratamiento y garantiza la
seguridad y confidencialidad de los datos.
i)
Causahabiente o Titular. Es
la persona
natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. El
titular es quien tiene el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o
revocar su consentimiento sobre el uso de sus datos personales.
j)
Tratamiento. Hace
referencia a cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los
datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación, modificación, transferencia, eliminación o disposición final de
los mismos. El tratamiento debe realizarse de acuerdo con los principios de
legalidad, finalidad, libertad y transparencia.
k)
Cifrado de datos
es el proceso de convertir la información en un formato ilegible para las personas
o accesible a solo personal autorizado utilizando programas de computadora.
Este procedimiento asegura que los datos personales, ya sea en tránsito o
almacenados, estén protegidos contra accesos no autorizados, garantizando su
confidencialidad e integridad.
l)
SIC (Superintendencia de Industria y Comercio). Es el ente encargado de velar por el cumplimiento
de la normatividad en materia de protección de datos personales
en Colombia. La SIC supervisa y controla el adecuado tratamiento de los datos
personales, así como las actividades de los responsables y encargados del
tratamiento.
m)
Transmisión. Es
el tratamiento de datos personales que implica la comunicación
de los datos dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando se realiza para
que el encargado del tratamiento los utilice en nombre del responsable. La
transmisión de datos solo puede realizarse si se cumplen los requisitos legales
establecidos para garantizar la seguridad y la confidencialidad.
n)
Oficial de Protección de Datos Personales – OPD. Es la persona o entidad encargada de
velar por el cumplimiento
de las políticas de protección de datos personales dentro de la
organización. El OPD debe asegurar que se cumpla con la normativa de protección
de datos, brindar asesoramiento en temas relacionados y gestionar los derechos
de los titulares.
o)
Conducta concluyente:
Es el comportamiento o acción del titular de los datos personales que, aunque
no se haya otorgado una autorización formal explícita, puede interpretarse como
un consentimiento implícito o tácito para el tratamiento de sus datos. En este
contexto, se refiere a situaciones en las que, a través de la conducta del
titular (como la utilización de un servicio, la interacción con un producto o
la entrega de sus datos personales al exigir factura electrónica), se puede deducir
su consentimiento, aunque no exista prueba documental directa que lo respalde.
p) Nube. Se entiende por
"nube" el servicio de almacenamiento y procesamiento de datos
personales en discos duros externos a la empresa, que pueden estar ubicadas en
diferentes geografías. La utilización de la nube cumple con los principios de
seguridad y protección de datos establecidos por la normativa vigente ISO27001
(estándar internacional de protección y seguridad dela información).
El responsable del Tratamiento de Datos
Personales de GRUPO EDSl se identifica por empresas de la siguiente forma:
Razón Social Empresa: DICOMS
SAS
NIT
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección Carrera
25 No. 25 - 441
Correo
Electrónico administracion@grupoeds.com.co
Área
Responsable Administrativa
Persona
Responsable Administradora General
Teléfono 3205718018
Razón Social Empresa: COMBCOR
SAS
NIT
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección Carrera
25 No. 25 - 441
Correo
Electrónico administracion@grupoeds.com.co
Área
Responsable Administrativa
Persona
Responsable Administradora General
Teléfono 3205718018
6.1 Datos de Identificación Establecimientos de
Comercio Empresa DICOMS SAS.
a)
Nombre Comercial Estación de Servicios Los Ángeles
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección
Área Responsable Administrativa
Encargado Auxiliar Administrativo
Correo
Electrónico @grupoeds.com.co.
Teléfono
b)
Nombre Comercial Estación de Servicios Centro
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección
Área Responsable Administrativa
Encargado Auxiliar Administrativo
Correo
Electrónico @grupoeds.com.co.
Teléfono
c)
Nombre Comercial Estación de Servicios Okala
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección Carrera
25 No. 25 – 441
Área Responsable Administrativa
Encargado Auxiliar Administrativo
Correo
Electrónico @grupoeds.com.co.
Teléfono
6.2 Datos de Identificación
Establecimientos de Comercio Empresa COMBCOR SAS.
a)
Nombre Comercial Estación de Servicios Los Ángeles
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección
Área Responsable Administrativa
Encargado Auxiliar Administrativo
Correo
Electrónico @grupoeds.com.co.
Teléfono
b)
Nombre Comercial Estación de Servicios Centro
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección
Área Responsable Administrativa
Encargado Auxiliar Administrativo
Correo
Electrónico @grupoeds.com.co.
Teléfono
c)
Nombre Comercial Estación de Servicios Okala
Domicilio Sincelejo.
Sucre.
Dirección Carrera
25 No. 25 – 441
Área Responsable Administrativa
Encargado Auxiliar Administrativo
Correo
Electrónico @grupoeds.com.co.
Teléfono
Los siguientes principios
guían el tratamiento de los datos personales en GRUPO EDS y deben ser tomados
en cuenta al leer este documento:
a) Principio de Finalidad: Los datos personales deben ser
tratados con una finalidad clara, específica y legal, que debe ser informada al
titular de los datos. El uso de los datos debe ser siempre para los fines
establecidos y permitidos por la ley.
b) Principio de Libertad: El tratamiento de los datos
personales solo puede realizarse con el consentimiento libre, previo, expreso e
informado del titular. No se deben obtener ni divulgar los datos sin el permiso
del titular, a menos que haya una orden legal o judicial que lo permita.
c) Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales deben ser
verídicos, completos, actualizados y claros. GRUPO EDS se compromete a evitar
el tratamiento de datos falsos, incompletos o que puedan inducir a error.
Además, tomará medidas razonables para asegurar que los datos que se guardan en
sus bases de datos sean precisos y adecuados para el fin para el que fueron
recogidos.
d) Principio de Transparencia: El titular de los datos tiene
derecho a saber, en cualquier momento y de manera fácil, qué datos suyos se
están tratando y cómo se están utilizando. GRUPO EDS proporcionará la
información necesaria de manera clara y accesible.
e) Principio de Temporalidad o
Caducidad: Los
datos personales solo se conservarán el tiempo necesario para cumplir con el
propósito para el que fueron recogidos. Una vez alcanzada la finalidad para la
que se recolectaron, los datos serán eliminados o anonimizados.
f) Principio de Acceso y Circulación
Restringida: El
tratamiento de los datos personales debe estar limitado a las personas
autorizadas por GRUPO EDS. Solo las personas con permiso podrán acceder a los
datos, salvo que se trate de información pública. No se publicarán los datos
personales en medios de comunicación masivos sin el consentimiento del titular,
a menos que exista una obligación legal.
g) Principio de Seguridad: Se tomarán todas las medidas
necesarias para proteger los datos personales de accesos no autorizados,
pérdida o alteración. Esto incluye medidas tanto tecnológicas como
organizativas para garantizar la protección de la información.
h) Principio de Confidencialidad: Quienes tengan acceso a los datos
personales deberán guardar la confidencialidad, incluso después de que finalice
su relación con la empresa. Solo se podrán compartir los datos cuando sea
necesario por ley o para cumplir con las actividades permitidas.
i) Principio de Responsabilidad
Demostrada: GRUPO
EDS es responsable de demostrar que cumple con todas las normativas de
protección de datos personales y de garantizar que los datos sean tratados de
acuerdo con la legislación colombiana vigente
8.1 MEDIOS PARA LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES. GRUPO EDS obtiene datos personales de
diversas fuentes, como documentos físicos, grabaciones de voz, imágenes, videos
o datos digitales o durante sus operaciones de ventas. Estos datos se recogen
principalmente a través de la interacción directa con personas que tienen una
relación con la empresa, como clientes, empleados, socios, colaboradores y
practicantes entre otros. La información se recopila conforme a las necesidades
comerciales, legales y laborales, y se utiliza para cumplir con procedimientos
internos, con requisitos fiscales, tributarios y de seguridad social.
En algunos casos, también se obtienen datos
personales por conducta concluyente, a través de grabaciones de voz (como
audios en llamadas) o imágenes de video vigilancia, como parte del servicio o
relación laboral.
El proceso de obtención de los datos
generalmente se realiza de manera clara y con el conocimiento del titular de la
información. En casos específicos, se puede obtener de manera oral, visual o
escrita, informando siempre sobre la finalidad de los datos, los canales de
atención y los derechos del titular.
8.2 Autorización. Antes
de utilizar los datos personales, GRUPO
EDS debe obtener el consentimiento del titular de la información. Esta
autorización puede ser solicitada de manera escrita, verbal (como en una
llamada telefónica o mensaje de voz) o mediante acciones claras que demuestren
el consentimiento (por ejemplo, solicitar una factura electrónica o presentar
un formulario con datos personales como una solicitud de crédito, afiliación a
programas de fidelización de clientes, acumulación de puntos, entre otros.)
8.3 Casos en
que no es necesaria la autorización. En ciertos casos, no se
requiere la autorización del titular para el tratamiento de sus datos, como son:
a)
Cuando
la Ley lo permite, como cuando es requerida por autoridad competente de control
fiscal, judicial o administrativa.
b)
Cuando
son datos de naturaleza pública.
c)
Casos
que tratan de obtener datos personales
por urgencia médica o sanitaria.
d)
Cuando
son datos para el tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
8.4 Creación
de bases de datos personales. GRUPO EDS crea bases de datos cuando es necesario para
cumplir con su actividad comercial. Estas bases de datos se registran ante las
autoridades correspondientes, de ser requirida (evaluar si es
requerido RNBD), y se
mantienen actualizadas, asegurando el cumplimiento de la legislación vigente
aplicando medidas de seguridad razonables.
8.5 Uso de
la información. Los datos personales solo se utilizarán para los fines
establecidos en la política de privacidad. Si en algún momento se requiere un
uso diferente, se informará al Oficial de Protección de Datos para evaluar su
inclusión en la política.
8.6 Almacenamiento
de la información y seguridad de acceso. Los
datos se almacenan en lugares físicos o digitales que cuentan con medidas de
seguridad, como restricciones de acceso a áreas específicas, horarios de
acceso, restricciones de acceso al público, y controles en los sistemas
digitales, garantizando que solo personal autorizado tenga acceso a la
información con señales de restricciones.
Para garantizar la seguridad de los datos personales, se implementan
controles informáticos y tecnológicos robustos que protegen nuestras bases de
datos digitales. Entre estas medidas se incluyen:
a)
Credenciales
(usuario y contraseña) para
el acceso remoto seguro a nuestros servidores de datos.
b)
Credenciales
de acceso específicas para conexiones de
escritorio remoto, asegurando que solo personal autorizado pueda interactuar
con los sistemas.
c)
Servicios
FTP (Cargue y descargue de datos en la nube)
asegurados a
nivel de enlace y garantizando la transferencia segura de datos.
d)
Cifrado de
datos tanto de los usuarios del sistema como
de los datos personales almacenados en la nube, asegurando que la información
esté protegida en todo momento.
e)
Restricción
de acceso a los archivos en discos de
almacenamiento digital (nube), controlado a través de credenciales y perfiles
de usuario, los cuales están definidos según el cargo y la responsabilidad de
cada persona dentro de la organización.
8.7 Descripción
del proceso y transferencia de datos. GRUPO EDS cumple con la
legislación colombiana sobre protección de datos personales. La información
personal solo se transferirá dentro de la empresa y a terceros autorizados,
respetando siempre los derechos de los titulares.
Cada una de las áreas responsables del
tratamiento de datos personales, así como los establecimientos comerciales que
forman parte de GRUPO EDS, actuará como Responsable del Tratamiento de Datos
Personales. En virtud de esta responsabilidad, realizarán la transferencia de
datos conforme a los fines del objeto social, la dirección administrativa, los
propósitos, de acuerdo a esta política y a las operaciones de GRUPO EDS.
8.8 Tratamiento
de datos personales. El tratamiento de datos
incluye actividades como la recopilación, almacenamiento, uso, y eliminación de
información. Los datos se consideran confidenciales, y la información cifrada
se pierde como dato personal por no ser identificable por las personas. Las
grabaciones de voz, imágenes y videos también son tratadas conforme a esta
política.
GRUPO EDS dará tratamiento manual y/o
automatizado a los datos personales recolectados de acuerdo al desarrollo de su
logro social y comercial y en cumplimiento de la presente política.
8.9 El
tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes.
El tratamiento de datos de menores de
edad solo se realiza con el consentimiento de los padres o tutores, respetando
siempre el interés superior del menor y garantizando sus derechos fundamentales
GRUPO EDS para
fines sociales o recreativos solicitará autorización al tutor o representante
legal, salvaguardando la identidad del menor y se abstiene de almacenar datos
personales sobre menores de edad.
8.10
Tratamiento de datos sensibles. Los
datos sensibles, como información sobre salud, orientación sexual o creencias
religiosas, requieren un consentimiento explícito del titular antes de ser
tratados. GRUPO EDS informará al titular sobre el carácter sensible de los
datos y su finalidad antes de obtener su autorización. En virtud del artículo 6 de la
Ley 1581 de 2012, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
a)
Informar al titular que por tratarse de datos
sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
b) Informar al titular de forma explícita y
previa, además de los requisitos generales de la autorización para la
recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán
objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como
obtener su consentimiento expreso.
8.11 Veracidad y calidad de la información de
datos personales. GRUPO EDS confía en que la información proporcionada por
los titulares es veraz. Sin embargo, ofrece canales de atención para que los
titulares actualicen o corrijan sus datos cuando sea necesario. La empresa no
se hace responsable de los daños causados por información incorrecta
proporcionada por los titulares.
El responsable de datos se abstendrá de dar
tratamiento a datos inexactos, incompletos o que induzcan al error.
8.12 Reserva
y confidencialidad de los datos personales. Las
personas que acceden a los datos personales deben mantener la confidencialidad,
incluso después de finalizar su relación laboral o contractual. Esto incluye el
manejo de información durante reuniones, capacitaciones, video llamadas,
reuniones virtuales, audios de voz y otros procesos como capacitaciones donde
se utilicen datos personales
8.13 Destinatarios
de los datos personales. Los datos personales solo serán compartidos con empleados
para realizar sus labores y funciones o terceros autorizados, siempre
cumpliendo con la legislación colombiana. GRUPO EDS se asegurará de que
cualquier tercero que reciba los datos adopte las mismas políticas de
protección de datos personales.
Por
su carácter administrativo, misionales o de mandato legal, se comparte con las entidades públicas, administrativas y/o
autoridad competente en virtud de sus actividades de Ley y con el Titular o sus
causahabientes o apoderado.
8.14 Destrucción de la información. Cuando
los datos ya no sean necesarios o hayan cumplido su ciclo de vida útil, GRUPO
EDS garantiza su destrucción de manera que no puedan ser recuperados, ya sea en
formato físico o digital. Esta destrucción se realiza de acuerdo con la ley y
siempre dejando evidencia del proceso
No se debe reciclar información de
carácter personal física, como son hojas de vidas, documentos con información
de los titulares de la información. Todo Dato Personal que haya cumplido su
ciclo de vida o de tratamiento dentro del marco legal o desarrollo del objeto
social de GRUPO EDS, debe ser destruido.
8.15 Transferencia
internacional de datos.
En caso de que los datos
personales deban ser transferidos fuera de Colombia, GRUPO EDS
garantizará que dicha transferencia cumpla con los requisitos establecidos en
la Ley 1581 de 2012 y otras normativas aplicables. La información personal solo
será transferida a países que aseguren un nivel adecuado de protección de datos
o, en su defecto, se implementarán las garantías necesarias, tales como
cláusulas contractuales, para proteger los derechos de los titulares de los
datos y acuerdos de confidencialidad.
La transferencia
internacional de datos se realizará exclusivamente cuando sea necesario para
cumplir con los fines previstos en el objeto social de la empresa del grupo, y
siempre respetando el principio de proporcionalidad y necesidad de la
transferencia. GRUPO EDS solicitará el consentimiento
expreso de los titulares de los datos personales, cuando sea necesario,
y garantizará que cualquier transferencia internacional se realice conforme a
los estándares de protección establecidos por la legislación colombiana.
En
GRUPO EDS, el tratamiento de los datos personales tiene como objetivo principal
el desarrollo de nuestra actividad comercial y social. A continuación se
describen las finalidades generales para el tratamiento de los datos personales
que recopilamos:
a) Gestión del objeto social y
contractual.
Llevar a cabo todas las gestiones necesarias para cumplir con el objeto social
de la empresa, tales como la compra, venta de bienes y/o servicios, así como la
contratación laboral de personal permanente o temporal.
b) Vinculación a nuestras bases
de datos.
Incluir al titular de los datos en nuestras bases de datos como cliente,
proveedor, empleado, aspirante a un puesto, socio, beneficiario familiar, o
contacto de referencia, según corresponda a su clasificación para el desarrollo
de nuestra actividad comercial.
c) Cumplimiento de obligaciones
contractuales y legales.
Cumplir con las obligaciones derivadas de contratos, acuerdos comerciales y
cualquier otra responsabilidad social o legal que surja entre GRUPO EDS y el
titular de la información.
d) Fines administrativos internos. Realizar gestiones
administrativas, auditorías, análisis estadísticos, reportes contables,
facturación, estudios de mercado, promoción de productos o servicios, y otros
fines internos relacionados con la operatividad de la empresa.
e) Gestión de alianzas
comerciales.
Desarrollar alianzas comerciales, asociaciones o colaboraciones con terceros,
con el fin de ampliar nuestras capacidades operativas, ofrecer nuevos servicios
o productos, o colaborar con otras entidades dentro de las normativas legales y
comerciales vigentes.
f) Soporte técnico y
mantenimiento digital.
Suministrar los datos personales a proveedores encargados del mantenimiento y
soporte técnico de nuestras plataformas digitales, ya sea en servidores locales
o en la nube, con el fin de garantizar la seguridad, funcionamiento adecuado y
correcta operación de nuestros sistemas. Estos proveedores actuarán como
encargados del tratamiento, bajo acuerdos de confidencialidad y cumpliendo con
la normativa vigente en protección de datos.
g) Transferencia de información a
terceros.
Suministrar información a terceros con los cuales GRUPO EDS tenga acuerdos
contractuales, siempre que sea necesario para cumplir con el objeto social o
comercial de la empresa, respetando la protección de datos personales de
acuerdo con la legislación.
h) Encuestas, estudios y
actualización de datos.
Contactar al titular de la información para realizar encuestas y estudios de
satisfacción sí el titular lo aprueba, validación de datos o confirmación de
información personal necesaria para el cumplimiento de nuestras relaciones
contractuales, comerciales o de marketing.
i) Gestión de PQRS (Peticiones,
Quejas, Reclamos y Sugerencias). Atender y gestionar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
del titular de los datos de manera eficiente y conforme a la normatividad
vigente.
j)
Envío
de comunicaciones comerciales y financieras. Contactar al titular de la
información a través de diferentes medios (correo electrónico, SMS, llamadas
telefónicas, WhatsApp) para enviar estados de cuenta, facturas, extractos,
notificaciones de cobranza u otros mensajes relacionados con la relación
comercial.
k) Consulta y reporte de
información crediticia. Consultar
información crediticia y financiera del titular en entidades especializadas,
como las centrales de riesgos (CIFÍN, Data Crédito, Pro Crédito), cuando se
considere necesario y dentro del marco normativo legal.
l) Promoción y marketing. Realizar campañas de
marketing, publicidad y promociones de productos y servicios, incluyendo la
posibilidad de enviar ofertas personalizadas basadas en el comportamiento del
usuario o la relación comercial existente siempre que el titular lo apruebe.
m) Gestión de beneficios para
empleados y colaboradores.
Administrar y gestionar beneficios, compensaciones, servicios de salud,
bienestar y seguridad social para empleados, socios, colaboradores y sus
familias, de acuerdo con lo estipulado en la normativa laboral.
n) Cumplimiento con autoridades
legales y regulatorias.
Informar a autoridades administrativas de control y vigilancia, judiciales,
entidades bancarias, de salud o de seguridad social, en cumplimiento con
requisitos legales y regulatorios, cuando sea necesario o por mandato legal.
a.
Suministro de productos y
servicios. Dar tratamiento de datos personales para la
venta y suministro de combustibles líquidos para vehículos, gas natural
vehicular, lubricantes y otros productos relacionados, con el fin de cumplir
con los acuerdos comerciales establecidos con los clientes.
b.
Emisión de facturas
electrónicas. Emitir y gestionar
facturas electrónicas de venta, de acuerdo con las normativas fiscales y
contables vigentes, garantizando la correcta facturación y registro de las
transacciones comerciales realizadas.
c.
Recepción y resolución de
PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias). Recibir y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los
clientes de manera oportuna, garantizando una atención adecuada a sus
necesidades y mejorando continuamente la experiencia del cliente.
d.
Conocimiento del cliente y
fidelización. Realizar análisis del
comportamiento y hábitos de consumo del cliente con el fin de conocer mejor sus
necesidades, personalizar la oferta de productos y servicios, y diseñar
estrategias de fidelización, para mejorar la relación comercial a largo plazo.
e.
Encuestas de satisfacción y
estudios de mercado. Realizar encuestas de
satisfacción a clientes, así como otros estudios de mercado, con el objetivo de
conocer su nivel de conformidad con los productos y servicios ofrecidos,
identificar áreas de mejora y optimizar la calidad del servicio.
f.
Promociones y ofertas
personalizadas. Gestionar y enviar
ofertas personalizadas basadas en los intereses, preferencias y comportamientos
de compra del cliente, siempre con su consentimiento, para promover productos y
servicios de interés para el cliente.
g.
Atención de solicitudes y
soporte postventa. Brindar soporte postventa
a los clientes, incluyendo la atención de solicitudes relacionadas con la
instalación, uso o mantenimiento de los productos y servicios adquiridos,
garantizando un servicio de calidad durante todo el ciclo de vida del producto.
h.
Análisis de crédito y
financiamiento. Evaluar la capacidad de
pago del cliente mediante la consulta de su historial crediticio, con el fin de
ofrecer opciones de financiamiento o créditos, de acuerdo con las políticas
comerciales y dentro del marco legal establecido.
i.
Notificaciones y alertas
comerciales. Enviar notificaciones y alertas
relacionadas con productos y servicios adquiridos, cambios en las condiciones
contractuales, vencimientos de pagos, o cualquier otra comunicación relevante
para el cliente.
j.
Gestión de programas de fidelización
y promociones. Administrar y gestionar
programas de fidelización o recompensas, registrando la participación del
cliente y otorgando beneficios o incentivos por su fidelidad, con el objetivo
de fortalecer la relación comercial y premiar la preferencia.
k.
Prevención de fraudes y
seguridad. Utilizar los datos personales del cliente
para llevar a cabo procesos de verificación, autenticación y control de
fraudes, con el fin de proteger la seguridad de las transacciones comerciales y
prevenir actividades ilícitas.
l.
Informar sobre cambios en
políticas de privacidad. Notificar de manera
oportuna y transparente sobre cualquier modificación en las políticas de
privacidad o en el tratamiento de los datos personales del cliente, asegurando
su derecho a conocer y decidir sobre el uso de su información personal.
m.
Mejora de la experiencia del
cliente. Recopilar y analizar datos sobre la
interacción de los clientes con los productos y servicios, con el fin de
identificar oportunidades de mejora en la experiencia del cliente, optimizando
los procesos de venta, atención al cliente y postventa.
n.
Cumplimiento de normativas
de protección de datos
Cumplir con las regulaciones nacionales e internacionales sobre protección de
datos personales, garantizando que el tratamiento de la información se realice
conforme a las leyes de privacidad y asegurando la confidencialidad, seguridad
y derechos de los clientes.
a)
Evaluación y selección de
nuevos proveedores. Evaluar y seleccionar
nuevos proveedores de bienes y servicios conforme a las necesidades de la
empresa, asegurando que estos cumplan con los criterios de calidad, precio,
tiempo de entrega y sostenibilidad requeridos para mantener un servicio óptimo
y eficiente.
b)
Contratar el suministro de
bienes y/o servicios. Gestionar y formalizar la
contratación con proveedores para el suministro de combustibles líquidos, gas
natural vehicular, lubricantes, aditivos para lubricantes y otros productos
relacionados, asegurando el cumplimiento de las condiciones comerciales
pactadas y la calidad de los productos.
c)
Desarrollo de actividades
del objeto social de GRUPO EDS. Colaborar con proveedores
en el desarrollo de actividades relacionadas con el objeto social de GRUPO EDS,
tales como el abastecimiento de combustibles, lubricantes, gas natural
vehicular, aditivos, prestación de servicios, entre otros, para garantizar el
cumplimiento de los objetivos comerciales y operacionales de la empresa.
d)
Control y seguimiento de
procesos de contratación. Asegurar que todas las
etapas del proceso de contratación de bienes y servicios se ejecuten de acuerdo
con los procedimientos establecidos, verificando que se cumplan los plazos,
condiciones de entrega y estándares de calidad acordados con los proveedores.
e)
Verificación del
cumplimiento de acuerdos comerciales. Realizar el seguimiento y
verificación del cumplimiento de los acuerdos comerciales y contractuales con
proveedores, asegurando que se cumplan todas las condiciones estipuladas en los
contratos y que los proveedores ofrezcan productos y servicios conforme a los
estándares establecidos.
f)
Gestión de obligaciones
tributarias y contables. Llevar a cabo el registro
y cumplimiento de todas las obligaciones tributarias, comerciales,
administrativas y contables derivadas de las relaciones comerciales con los
proveedores, incluyendo la correcta facturación, liquidación de impuestos y
pago de obligaciones fiscales.
g) Gestión contable y fiscal de cobros y pagos. Gestionar de manera adecuada la facturación, los cobros y los pagos a
proveedores, asegurando el cumplimiento de los compromisos financieros
establecidos en los contratos, y garantizando la correcta administración de los
recursos y la transparencia en las transacciones.
h)
Monitoreo de calidad y
trazabilidad de productos. Realizar procesos de
verificación y auditoría para garantizar que los productos suministrados por
los proveedores cumplan con los estándares de calidad requeridos y que exista
trazabilidad de los productos desde su origen hasta su entrega final.
i)
Cumplimiento de normativas
sobre seguridad y salud en el trabajo. Verificar que los
proveedores, contratistas y colaboradores cumplan con todas las leyes y
normativas vigentes en materia de seguridad y salud en el trabajo, garantizando
condiciones laborales seguras tanto para los empleados de GRUPO EDS como para
los del proveedor.
j)
Cumplimiento de normativas
de protección de datos personales. Garantizar que el
tratamiento de los datos personales proporcionados por los proveedores se
realice en cumplimiento con la legislación vigente en materia de protección de
datos personales, respetando la confidencialidad y privacidad de la información
proporcionada.
k)
Desarrollo de prácticas
sostenibles y responsables. Fomentar la adopción de
prácticas empresariales responsables y sostenibles en la cadena de suministro,
buscando que los proveedores cumplan con normativas ambientales y de
responsabilidad social empresarial, contribuyendo así a la sostenibilidad y
buenas prácticas comerciales.
l)
Gestión de conflictos y
resolución de disputas. Gestionar y resolver
cualquier conflicto o disputa comercial que surja en la relación con los
proveedores, con el fin de mantener una relación comercial fluida y respetuosa,
siempre buscando soluciones que favorezcan la continuidad de las operaciones y
el cumplimiento de los acuerdos contractuales.
m)
Control y verificación de
entregas. Asegurar que el proceso de entrega de los
productos y servicios por parte de los proveedores se realice conforme a las
condiciones contractuales pactadas, controlando plazos de entrega, calidad de
los productos y servicios, y cumplimiento de la normativa aplicable.
a.
Desarrollar procesos de
selección y contratación. Gestionar y desarrollar
el proceso de selección, evaluación, contratación y asignación de aspirantes a
puestos laborales, practicantes y personal temporal o permanente, incluidos los
periodos de prueba, pasantías o cualquier otro tipo de vínculo laboral o de
prestación de servicios, con el fin de garantizar la incorporación de talento a
la organización.
b.
Afiliaciones al Sistema de
Seguridad Social. Realizar las afiliaciones
necesarias de los empleados al Sistema de Salud, riesgos laborales, fondos de
pensiones, fondo de cesantías, y demás programas de seguridad social
establecidos por la legislación colombiana, para garantizar los derechos y beneficios
del trabajador en relación con su bienestar y protección social.
c.
Cumplimiento de normativas
laborales y patronales. Cumplir con todas las
obligaciones patronales, fiscales y legales derivadas de la relación laboral,
incluyendo el registro ante las autoridades laborales, pagos de salarios,
beneficios, seguridad social, parafiscales y demás aportes relacionados con el
contrato de trabajo, incluidas las retenciones de impuestos y reportes a entidades
gubernamentales o regulatorias.
d.
Desarrollar programas de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Implementar y gestionar
programas, políticas y medidas en materia de seguridad y salud en el trabajo,
de acuerdo con la normativa vigente, con el fin de garantizar un ambiente
laboral seguro y saludable para los empleados, aspirantes y practicantes.
e.
Capacitación y desarrollo
profesional. Gestionar y administrar programas de
capacitación, formación y desarrollo profesional para los empleados y
practicantes, con el fin de fomentar el crecimiento personal y profesional
dentro de la empresa, alineado con las necesidades del puesto y el desarrollo
organizacional.
f.
Gestión de pagos y
deducciones. Administrar el proceso de pagos de salarios
y prestaciones sociales, así como realizar las deducciones correspondientes por
concepto de aportes a seguridad social, fondo de pensiones, cesantías,
descuentos por nómina, embargos u otros descuentos autorizados, conforme con
las disposiciones legales.
g.
Gestión de evaluación
médica o laboral. Gestionar evaluaciones
médicas o laborales periódicas para los empleados, con el fin de verificar su
estado de salud y capacidad laboral para el desempeño de sus funciones, y
cumplir con los requisitos normativos relacionados con la salud ocupacional.
h.
Gestión de historial
laboral y de desempeño. Elaborar y mantener un
historial laboral y de desempeño de los empleados, que permita evaluar su
desempeño, productividad, habilidades, logros y necesidades de formación, con
el fin de optimizar la gestión de recursos humanos y tomar decisiones informadas
sobre promociones, ascensos o reubicaciones.
i.
Gestión de prestaciones,
beneficios y programas sociales. Administrar y gestionar
las prestaciones y beneficios laborales a los empleados, incluyendo programas
de bienestar, compensación, bonificaciones, incentivos, y otros beneficios
sociales previstos en la legislación laboral o establecida por la empresa.
j.
Cumplimiento con
regulaciones y auditorías internas. Cumplir con las
normativas legales colombianas relacionadas con el trabajo y la protección de
datos personales, como la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás
disposiciones relacionadas con la protección de la privacidad de los empleados,
así como someterse a auditorías internas y externas sobre el cumplimiento de la
normativa laboral y de protección de datos.
k.
Gestión de relaciones
laborales y resolución de conflictos. Gestionar las relaciones
laborales, incluyendo la resolución de conflictos laborales, peticiones,
quejas, reclamos (PQRS) y la atención a cualquier situación relacionada con el
bienestar de los empleados o con el cumplimiento de sus derechos laborales.
l.
Cumplimiento con
obligaciones legales de informes y reportes. Generar
informes y reportes periódicos requeridos por las autoridades competentes
(Ministerio de Trabajo, DIAN, EPS, etc.), relativos a la relación laboral, para
cumplir con las obligaciones fiscales y laborales, y garantizar la
transparencia en la gestión de los datos personales de los empleados.
m.
Implementación de medidas
de seguridad y protección de datos personales. Aplicar
medidas de seguridad y protección para garantizar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de los datos personales de los empleados,
aspirantes y practicantes, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y
demás normativas relacionadas con la protección de datos personales.
El tratamiento de datos
personales de socios o accionistas tiene el carácter de reservado, dado que la
legislación colombiana establece que la información relacionada con la calidad
de socio o accionista se considera confidencial y debe manejarse de acuerdo con
las normativas aplicables, siendo registrada en los libros de comercio y en
otros documentos corporativos conforme a la ley. A continuación, se detallan
las finalidades generales para el tratamiento de datos personales de socios y
accionistas:
a.
Gestión y administración de
la relación societaria. Gestionar y administrar
la relación entre GRUPO EDS y sus socios o accionistas, incluyendo la ejecución
de acuerdos y contratos relacionados con su participación en la sociedad, en
cumplimiento de los estatutos internos y las normativas comerciales y
corporativas vigentes.
b.
Cumplimiento de
obligaciones legales y regulatorias. Cumplir con las
obligaciones legales y regulatorias relacionadas con la constitución,
funcionamiento y administración de la sociedad, incluyendo el registro y
actualización de los datos personales de los socios en los libros de comercio y
otros registros obligatorios establecidos por la ley colombiana.
c.
Convocatorias y realización
de reuniones. Gestionar la convocatoria
y realización de asambleas generales, reuniones de socios o accionistas, tanto
ordinarias como extraordinarias, con el fin de cumplir con los procesos de toma
de decisiones dentro de la sociedad, tales como la aprobación de balances,
estados financieros, distribución de utilidades, entre otros.
d.
Cumplimiento de la
normativa de transparencia y auditoría. Garantizar el
cumplimiento de las normativas relacionadas con la transparencia en la gestión societarial, mediante la divulgación de información
relevante y la ejecución de auditorías internas o externas, cuando corresponda,
para verificar el correcto manejo de la sociedad y la administración de los
intereses de los socios.
e.
Distribución de utilidades
y dividendos. Gestionar la distribución
de utilidades, dividendos y otros beneficios económicos a los socios o
accionistas, conforme a los acuerdos establecidos en los estatutos de la
sociedad y las decisiones adoptadas en las asambleas generales, asegurando el
cumplimiento con las normativas fiscales y tributarias correspondientes.
f.
Modificaciones en la
estructura societaria. Administrar y registrar
los cambios en la estructura societaria, tales como la incorporación de nuevos
socios, modificaciones en la participación accionarial, cesión o transferencia
de acciones, conforme a las disposiciones legales y estatutarias de la
sociedad.
g.
Gestión de
responsabilidades legales y fiscales. Cumplir con las
responsabilidades fiscales, tributarias y legales de la sociedad en relación
con sus socios, incluyendo el cumplimiento de los requisitos establecidos por
la DIAN, la Superintendencia de Sociedades y otras entidades competentes en
materia de impuestos y obligaciones corporativas.
h.
Comunicaciones a socios o
accionistas. Enviar notificaciones, comunicaciones,
informes financieros y otros documentos relacionados con la situación de la
sociedad, tales como resultados de asambleas, decisiones societarias, informes
anuales, y estados financieros, entre otros, para mantener a los socios informados
sobre la gestión y el desempeño de la empresa.
i.
Gestión de conflictos y
resolución de disputas. Gestionar y resolver
conflictos, disputas o desacuerdos que puedan surgir entre los socios o
accionistas, conforme a lo establecido en los estatutos internos y la
legislación colombiana aplicable a la resolución de conflictos societarios.
j.
Conservación de documentos
y registros societarios. Conservar los registros y
documentos relacionados con los socios o accionistas de acuerdo con los plazos
establecidos por la ley y los estatutos internos de la sociedad, garantizando
la integridad y confidencialidad de la información en cumplimiento con la
normativa de protección de datos personales.
k.
Cumplimiento de derechos de
los socios. Proteger y garantizar los derechos de los
socios o accionistas, permitiendo el ejercicio de sus derechos relacionados con
la información corporativa, la participación en las asambleas, la toma de
decisiones y el acceso a la documentación relevante, conforme a lo dispuesto en
los estatutos sociales y la legislación vigente.
l.
Tratamiento conforme al
estatuto interno. El tratamiento de los
datos personales de los socios o accionistas se llevará a cabo de acuerdo con
las políticas y disposiciones contenidas en el estatuto interno de la sociedad,
y será manejado bajo principios de confidencialidad, transparencia, seguridad y
cumplimiento con la normativa aplicable en materia de protección de datos
personales.
El principio de Responsabilidad
Demostrada implica que GRUPO EDS, en su rol como responsable del
tratamiento de datos personales, debe ser capaz de demostrar de manera continua
y efectiva que cumple con las normativas de protección de datos y actúa de
manera transparente, tomando las medidas necesarias para garantizar la
seguridad y privacidad de los datos personales. Para cumplir con este principio
en relación con terceros, el Oficial de Protección de Datos Personales
deberá realizar las siguientes actividades de manera periódica:
a.
Revisión periódica del
tratamiento de datos en el desarrollo del objeto social. El Oficial de Protección de Datos Personales llevará a cabo una
revisión detallada de todas las actividades de GRUPO EDS que impliquen el tratamiento
de datos personales, asegurándose de que estén alineadas con el objeto social
de la empresa y que se cumpla con las finalidades previamente establecidas para
la recolección y uso de los datos.
b.
Validación de la
recolección de datos personales. Se deberá validar cada
recolección de datos personales, garantizando que los datos recolectados sean
adecuados, pertinentes y limitados a lo estrictamente necesario para las
finalidades definidas. Esto incluirá la identificación precisa del tipo de
información recolectada, su uso legítimo y la correcta asignación de su
finalidad, conforme a la normativa aplicable.
c.
Actualización continua del Inventario de bases de datos personales. Mantener un Inventario de
Bases de Datos Personales actualizado, que permita identificar todas las
bases de datos que contienen información personal, su propósito, los procesos
relacionados y la categorización adecuada según los diferentes tipos de datos
que se manejen. Este inventario debe ser accesible para fines de auditoría y control.
d.
Monitoreo y seguimiento de
las medidas de seguridad. El Oficial de Protección
de Datos Personales debe realizar un seguimiento constante al cumplimiento de
las medidas de seguridad y control implementadas en las bases de datos
personales. Esto incluye la verificación de que las bases de datos estén
protegidas adecuadamente frente a accesos no autorizados, alteración, pérdida o
cualquier otro riesgo que pueda comprometer la seguridad de los datos.
e.
Identificación y evaluación
de terceros que realizan el tratamiento de datos personales. Se llevará a cabo una identificación exhaustiva de todos los terceros
con los cuales GRUPO EDS tenga relaciones contractuales y que participen en el
tratamiento de datos personales, ya sea como encargados del tratamiento o a
través de subcontratistas. Se evaluará la idoneidad de estos terceros en cuanto
a su capacidad para cumplir con las normativas de protección de datos
personales y se garantizará que existan contratos que regulen el tratamiento de
la información personal y que los terceros implementen las medidas de seguridad
adecuadas para proteger los datos.
f.
Revisión de acuerdos
contractuales con terceros. El Oficial de Protección
de Datos Personales deberá garantizar que todos los acuerdos con terceros que
impliquen el tratamiento de datos personales estén formalizados y contemplen
cláusulas que aseguren la protección de los datos, estableciendo de manera
clara las responsabilidades de las partes involucradas, incluyendo las medidas
de seguridad y las acciones a seguir en caso de incidencias o brechas de
seguridad.
g.
Capacitación continua sobre protección de datos personales. Se promoverá la capacitación y sensibilización periódica tanto del
personal interno como de los terceros que gestionan datos personales, con el fin
de garantizar que comprendan sus obligaciones en cuanto a la protección de los
datos personales, la importancia de mantener la confidencialidad y la seguridad
de la información tratada, y las consecuencias de incumplir las normativas
vigentes.
h.
Auditoría y evaluación de
riesgos. Realizar auditorías internas periódicas
para evaluar el cumplimiento de las políticas y prácticas relacionadas con el
tratamiento de datos personales, identificar posibles riesgos o
vulnerabilidades en el tratamiento de la información, y tomar las medidas
correctivas necesarias para mitigar dichos riesgos, en especial aquellos
asociados con la interacción con terceros.
De acuerdo con las disposiciones normativas
vigentes en materia de protección de datos personales, GRUPO EDS, mediante la
publicación física en los puntos de recolección de datos identificados en el
numeral 6 de la presente política, y en lugar visible al público, obtiene la
autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos
personales, garantizando la transparencia y el cumplimiento de los principios
establecidos. El aviso de privacidad incluirá los siguientes elementos:
a.
Nombre o razón social y
datos de contacto del responsable del tratamiento
GRUPO EDS es el responsable del tratamiento de los datos personales
proporcionados. Los datos de contacto incluyen dirección física, correo
electrónico y número telefónico para que el titular pueda comunicarse en caso
de dudas o solicitudes relacionadas con el tratamiento de su información.
b.
El tratamiento al cual
serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. Se indicará claramente qué tipo de tratamiento se realizará sobre los
datos personales, especificando las finalidades para las cuales se recopila,
almacena y procesa la información, tales como la gestión de relaciones
comerciales, la administración de servicios, la seguridad en las instalaciones,
y otros fines relacionados con el objeto social de la empresa.
c.
Los derechos que le asisten
al titular. Se informará sobre los derechos que le
asisten al titular de los datos, tales como el derecho de acceso,
rectificación, cancelación, oposición, portabilidad de los datos, y el derecho
a revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento. También se explicará
cómo ejercer estos derechos, de acuerdo con los procedimientos establecidos por
GRUPO EDS.
d.
Los mecanismos dispuestos
por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la
información. Se detallarán los mecanismos disponibles
para que el titular pueda consultar la Política de Tratamiento de la
Información, como el acceso físico y electrónico a la misma en los puntos de
recolección de datos, en la página web de la empresa, y a través de otros
medios de comunicación.
e.
Cómo acceder o consultar la
política de tratamiento de la información. El
titular será informado sobre los pasos y canales a seguir para acceder o
consultar la Política de Tratamiento de la Información, ya sea de manera
presencial en nuestras instalaciones o a través de medios digitales.
f.
Video vigilancia en las
instalaciones. Se informa al titular que
las instalaciones de GRUPO EDS están sujetas a un sistema de video vigilancia,
con el propósito de garantizar la seguridad de los empleados, clientes,
proveedores y las instalaciones. Las grabaciones se almacenan durante un
período de 5 días y son utilizadas exclusivamente para fines de
seguridad. Las imágenes grabadas son tratadas de manera confidencial y solo
serán compartidas con las autoridades competentes si fuera necesario en casos específicos
relacionados con investigaciones o incidentes.
g.
Grabación de comunicaciones
de voz. GRUPO EDS informa al titular que todas las
comunicaciones telefónicas y otros medios de comunicación de voz, tales como
llamadas a líneas de atención o de aplicaciones como WhatsApp, pueden ser
grabadas para fines de calidad, control y capacitación. Las grabaciones podrán
ser conservadas durante un período de 30 días o los que permita el dispositivo móvil o aplicación y se utilizarán exclusivamente con el fin de asegurar
la correcta gestión de las relaciones con los clientes, así como para cumplir
con las obligaciones legales y contractuales de la empresa.
GRUPO EDS Comprende que los datos
personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas
pueden decidir sobre los mismos. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre
protección de datos personales y de conformidad con lo establecido en el
artículo 17 de la misma, es nuestro compromiso cumplir en forma permanente con
los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos
en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización,
rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar las consultas y los
reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo
14 de la Ley 1581 de 2012.
e) Insertar en la base de datos la
leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o
detalles del dato personal.
f) Abstenerse de circular información
que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
g) Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
h) Informar a la Superintendencia de
Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i)
Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO EDS tiene los siguientes derechos:
a) Para
la difusión de la información se tiene el derecho de hacerlo en documentos,
formatos electrónicos (página WEB), medios verbales o cualquier otra
tecnología.
b) A
utilizar los tiempos descritos en la normatividad ya mencionada, para hacer la
entrega de la información solicitada por el titular de la misma.
c) La
información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Nos reservamos el derecho a no manejar información
incompleta, fraudulenta, parcial o fraccionada o la que induzca a error.
d) A
entregar libremente la información del titular a aquellas entidades
(Gubernamentales, EPS, Fiscalía, las cajas de compensación, juzgados,
secretaria de salud) que la soliciten para trámites legales.
e)
Implementar las medidas apropiadas y
efectivas que consideremos sean necesarias tanto para solicitar como para
salvaguardar la información suministrada libremente por el titular de la misma.
De conformidad con lo establecido en
el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene
los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar
sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización
otorgada a GRUPO EDS en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por GRUPO EDS previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia
de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el
Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o
solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus
datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
Según lo establecido en la ley
1581 del 2012 para atención de consultas, peticiones, quejas o reclamos los
titulares deben cumplir con:
a)
Al momento de dar autorización para el manejo de sus datos personales,
la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada y comprensible. Debe suministrar su información de identificación y
contacto. Las personas que utilicen datos que no sean propios serán
responsables de las consecuencias que esto genere y de las sanciones que
la ley colombiana establezca para este tipo de delito.
b)
Para consultas que solicite el
titular o causahabiente, estos deben
ceñirse a las normas, formas, tiempos y procedimientos establecidos por la ley
y a los protocolos y normas establecidas
al interior de la empresa.
c)
La consulta debe ser formulada en forma escrita y dirigida al
responsable del manejo de la información.
d)
Para reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales,
deben tener en cuenta que están en la obligación de hacerlo mediante solicitud
escrita, dirigida directamente al encargado del tratamiento de los datos, la
cual debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos
que den lugar al reclamo, la dirección de notificación de respuesta y debe
estar acompañada de todos los documentos que contenga la información que quiere
hacer valer.
e)
Si el reclamo se encuentra incompleto en todo lo relacionado con el ítem
anterior, se requiere al interesado, dentro de los 5 días hábiles siguientes,
para que complete la información y si pasados 2 meses de dicha solicitud el
interesado no ha hecho llegar los requerimientos exigidos, la Institución
entenderá que éste ha desistido del reclamo.
f)
Deberá acreditar claramente su identidad como titular de la información.
g)
Los representantes y/o apoderados de titulares de información
deberán acreditar claramente la identidad del titular de la información y
deberán adjuntar la información adicional exigida para poder acceder a dicha
Información. Dicha información es la siguiente:
·
Fotocopia del documento de identidad del Titular
·
Carta dirigida al responsable del manejo de la información donde,
claramente autorice al representante y/o apoderado a recibir la información
solicitada
·
Número de teléfono del titular donde se pueda comprobar la legalidad de
dicha autorización
·
Fotocopia del documento de identidad del representante o apoderado o
certificado de representación legal según el caso.
h)
El titular, el causahabiente, representante y/o apoderado solo pueden
hacer reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayan
agotado todos los trámites al interior de la Institución los cuales están
estipulados por la ley vigente.
Para respuestas a PQRS,
debidamente solicitados, GRUPO EDS dará respuesta dentro los 15
días hábiles contados a partir de la fecha siguiente de radicada la solicitud,
si se requiere más tiempo para dar respuesta antes
de cumplir los 15 días se le informará al titular de tal evento, explicando los
motivos y extendiendo en 5 días hábiles la respuesta a su
solicitud.
Es requisito que el Titular
suministre la siguiente información para radicar y poder atender su solicitud:
·
Nombre completo y apellidos Datos de contacto
(Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
·
Medios para recibir respuesta a su solicitud
·
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo
con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar,
rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir,
acceder a la información)
·
Firmar el documento (si aplica) y su número
de identificación.
Al
correo electrónico:
administracion@grupoeds.com.co
Teléfono: 3205718018
Dirección: Carrera
25 No. 25 – 441. Sincelejo, Sucre.
Horario de Atención: Lunes a viernes de 08:00 AM a 12:00M y de 02:00 PM a 05:00 PM
Área: Administración
General.
La
presente política se fundamenta en la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales” y la el Decreto
1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, y aquellas disposiciones que la complementen
o modifiquen.
La
presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de Diciembre
de 2024
Las
bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una
vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las
finalidades descritas en esta política, cualquier cambio en nuestras bases de
datos será notificado a los titulares.
Una
vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o
contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras
bases de datos, teniendo como referencia para la eliminación la fecha siguiente
a la del ultimo tratamiento aplicado.